Redonnez à votre entreprise un second souffle grâce à la dématérialisation

À l’heure où la réactivité garantit la survie ou non d’une entreprise, la dématérialisation que ce soit du processus ou des documents s’avère être une nécessité. Et même si ce concept semble complexe de prime abord, on constate avec le temps qu’au final, il est destiné à simplifier la vie de l’entreprise.

À quoi consiste la dématérialisation ?

On peut définir la « dématérialisation » comme une opération visant à transformer les documents d’une entreprise en format numérique. Elle peut prendre deux formes à savoir : la dématérialisation native et la dématérialisation a posteriori. On parle de dématérialisation native quand les documents créés ou reçus par l’entreprise sont déjà sous forme numérique. Cependant, lorsque les documents arrivent sous format papier et que la numérisation est nécessaire, on parle de dématérialisation a posteriori.

Les étapes de la dématérialisation

La première étape pour une dématérialisation c’est la numérisation qui se fait généralement avec un scanner. Ensuite le document numérisé doit être stocké d’où la nécessité d’une création de base de données. Les documents stockés, quant à eux, doivent suivre les évolutions liées au développement de l’entreprise lors de l’intégration. Et la dernière étape et non la moindre, tous documents numérisés doivent être impérativement certifié comme étant conforme à l’original.

Les avantages de la dématérialisation

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux. D’abord, elle permet un gain de temps considérable, car le traitement d’un document numérique est plus rapide que celui d’un document en papier. De plus, le partage des informations se fait facilement, car tous les personnels ayant la permission pourront avoir accès à ce document. Aussi, le risque de perte ou de vol est entièrement écarté avec un document numérique. La production peut également s’accroitre, car les tâches administratives en rapport à la gestion des documents en papier n’existent plus.

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